Vielleicht würde es helfen wenn wir, sagen wir mal die erste März-Woche festlegen und dann eine Umfrage-Seite aufmachen, auf der man für jeden Tag voten kann, nach 2-3 Monaten der Tag mit den meißten Stimmen festgelegt wird.
Für den Ort sollte sich jeder der das liest bei sich erkundigen, was es für günstige -vlt sogar kostenlose- Örtlichkeiten gibt (ruhig mal die Kirche nach dem Gemeindehaus fragen oder die Pfadfinder nach dem Vereinsheim 😉 ), dann werden in 2 Monaten die in Frage kommenden Städte aufgelistet und ebenfalls zur Abtimmung gebracht – e voila!